四国ツーリズム創造機構様オンライン商談会

一般社団法人四国ツーリズム創造機構様が主催する観光商談会のオンライン実施にあたり、JTB高松支店様より委託をうけ運営事務局を行いました。

四国の認知度向上や国内・海外観光客の誘客の促進、魅力ある観光地づくりなど、四国の観光産業の振興と経済の発展に寄与することを目的とする四国ツーリズム創造機構様。

例年は四国四県の最新情報を旅行会社に紹介し四国向け旅行商品の造成を促す対面での大規模な観光商談会を主催していましたが、感染症の影響で開催方法が課題になりました。

リアル対面式の商談会をオンラインへシフト

テレワークの加速と移動の制限に伴うオンラインミーティングの浸透により、観光商談会もオンラインで開催されることに。
GOFIELDでは2回のオンライン商談会のサポートを行いました。

Visit Shikoku Travel Mart 2020

2021年2月25日（木）10:00～16:45に146件の商談を実施しました。
参加者は四国ツーリズム創造機構様の会員である四国内の18団体と、訪日外国人観光を扱う旅行会社14社。
旅行会社は海外旅行会社8社（3市場：台湾、香港、上海）、国内ランドオペレーター3社、OTA3社で、オンライン開催により海外からの参加も叶いました。

2020年度四国オンライン観光商談会

2021年3月17日（水）9:45～16:45に2部構成で開催。午前中は観光情報プレゼンテーション、午後は392件の商談を実施しました。
参加者は四国ツーリズム創造機構様の会員である四国内の47団体と、国内観光を扱う旅行会社23社43部門。
午前中の観光情報プレゼンテーションは四国ツーリズム創造機構様と四国四県、JR四国様の6団体が登壇、閲覧者は143名。プレゼンテーションも各拠点からオンラインで行われました。

マニュアル、コールセンター、事前説明会で参加者をサポート

オンライン商談会までの流れや、想定されるタスク、参加者に対するサポート体制、実施体制の設計からプロジェクトがスタートしました。

オンラインミーティングに苦手意識のある方にも参加していただきたいという想いから、商談先の予約申し込みとウェブ会議システム（Zoom）の操作に関するマニュアルを用意。
予約システムも必要な機能は備えつつ、シンプルな操作画面を採用しました。
GOFIELD内にコールセンターを設置し、予約開始から商談会当日まで2回線で技術的な問い合わせの対応窓口を担当。コールセンター専用のシフトも整備しました。

事前説明会で手厚くフォロー

ウェブ会議システムの利用数が急増していますが、参加者に対する事前アンケートでは約15％が「操作に不安があるため個別のサポートを希望する」と回答。
参加者の属性を分けて1回の商談会に対して計4回の事前説明会を実施し、当日の流れの解説だけでなく1名ずつマイク・カメラ・スピーカーの接続確認と画面共有のテストを行いました。
アンケートで「頻繁に利用しているため不安はない」と回答をしていた方の中にも、接続の不具合が見つかり商談会当日までに余裕をもって調整をすることができました。

オンライン商談会用にドキュメントを整備

今回のオンライン商談会用にさまざまなメールの雛形や資料を30種以上作成しました。参加者向けだけでなく、運営者側のマニュアルも整備することで認識の齟齬が無くなり、進行もスムーズになります。

参加者用

商談予約サイト
操作マニュアル
事前説明会案内メール
事前説明会参加申込フォーム
事前説明会スケジュール
Zoom、予約システムアカウント情報57件
ミーティングルーム案内メール
ミーティングルームサンプル
ミーティングルーム一覧72件分
商談会イメージ図
リマインドメール
次第
商談会当日の注意事項、準備物
お礼メール
アンケート

四国ツーリズム創造機構様、JTB高松支店様用

商談会運営イメージ
全体スケジュール
マニュアル（管理者向け）
タイムスケジュール（事前説明会、当日シナリオ）

GOFIELD社内用

Zoomアカウント確認手順書
コールセンター説明会用資料
コールセンター対応マニュアル
アカウント情報送付用チェックリスト
参加者向け事前説明会シナリオ
商談会当日の問い合わせ問答集

オンラインとリアル対面式、相互のメリットを活かしたイベント運営を

アンケートでは「会場までの移動時間を節約できた」「出張しづらい状況のため参加しやすかった」「周囲の音がないため、商談に集中できた」とオンライン開催ならではの意見が集まりました。
2021年度以降はお互いの細かな表情や反応を読み取れる対面式リアル商談会を希望する方が6割程度となりましたが、状況を見ながらオンラインと対面式をうまく組み合わせてほしいと考えられている方や、オンライン商談会の定期開催を望まれる意見もありました。
オンラインとリアル対面式の双方にメリットをうまく取り入れながら、イベント運営を行う時代に移行しています。